Тайм-менеджмент проджекта: как выжить в режиме многозадачности

02

03

04

01

06

05

Иногда при виде целого списка задач сложно выбрать, с какой именно начать, ведь поначалу они все кажутся и срочными, и важными. Это, конечно же, не так. Мозг умело нас обманывает и часто искажает реальность — выставляет некоторые задачи уж слишком объёмными и непосильными.

Как правильно разделить задачи? Определить свои приоритеты можно с помощью любой из техник тайм-менеджмента: матрицы Эйзенхауэра, принципа Парето, алфавитного метода Трейси, техника «Выгрузка». В работе я использую первые две.

Обычно мой рабочий день начинается с «поедания лягушек на завтрак» — неприятных задач, которые не хочется выполнять.

Как это работает?

Метод лягушки — это очень эффективный способ расставить приоритеты. Когда человек выполняет задачи «в порядке их неприятности», он быстро достигает результатов.

Мы часто раздуваем из мухи слона и придаём некоторым простым задачам более сложную форму — это неправильно. Для этого предлагаю вести список мелких и быстрых дел.

Метод «двухминутного правила» работает как скоростной снегоуборщик — быстро избавляет от мелочей и на корню удаляет первые звоночки будущих проблем.

Практический совет:

Выделяйте каждый день 3–5 ключевых задач, без которых работа не продвинется.

Люди планируют постоянно — когда имеешь представление о будущем, жить становится легче и понятнее (это, кстати, ещё одна особенность нашего мозга!).

Для того чтобы объективно оценить нагрузку проекта, лучше вести ежедневное и еженедельное планирование. Пишите списки задач там, где удобнее: в to-do-листах, Google-таблицах, корпоративных сервисах или красивом блокнотике с замочком.

Вариантов для трекинга довольно много, и самый главный принцип выбрать свой — попробовать в деле. Я планирую с помощью старых добрых заметок (обязательно с чекбоксами), а для проектов создаю таблицы и канбан-доски — так удобнее фиксировать цели и результаты.

Другой способ — календарь. Он помогает не только управлять своим графиком, но и отслеживать занятость коллег. Вы не отвлекаетесь на разговоры и можете сразу определить, когда лучше провести встречу по проекту.

Записывайте в календарь не только рабочие дела, но и личные планы, так вы:

перестанете срывать сроки и везде опаздывать;

избавитесь от эффекта Зейгарника*;

перестанете прокрастинировать.

* Склонность запоминать незаконченные дела и стремиться их завершить.

Совет для удобной работы с календарём:

Приоритетные задачи в to-do-листе ставьте в начало списка или выделяйте их цветом, флажками или метками.

Ещё один важный момент: ваша продуктивность во многом зависит от того, насколько правильно вы составили список задач. Об этом хорошо написал Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Несколько простых правил, которые я выбрала для себя:

Принцип «Кто, если не я?» не работает. Вы, конечно, можете считать, что всегда лучше знаете, как решить задачу, но намного круче быть уверенным в своих коллегах.

Если вы руководитель, не делайте работу, которую можно делегировать сотрудникам. Когда 20% вашей деятельности дают 80% результата, посмотрите, на что уходят остальные 80% времени, которые дают меньший отклик. Если перепоручить часть менее важных задач, оставшееся время можно будет посвятить новым идеям и их реализации.

Чётко объясните задачу, дайте развёрнутое ТЗ — так вы уменьшите риск, что получится «что-то не то», и работа в команде станет намного продуктивнее и приятнее!

Слышали о хронофагах? В переводе с греческого «хронофаги» — это «пожиратели времени». Они отвлекают от задач, срывают планы, заставляют прокрастинировать, а мы им отчаянно (или не очень) сопротивляемся — ставим специальные ограничения, например устанавливаем лимит на использование приложений, чтобы не заниматься думскроллингом.

Метод, который мы практикуем в агентстве, — ведение почасовки. Это табличка, где мы фиксируем всё, чем занимались, и сколько времени на это ушло. Важно не только записывать, но и анализировать итоги, чтобы вовремя вносить изменения и оптимизировать процессы.

Максим Дорофеев сформулировал уникальное понятие — мыслетопливо. Это запас энергии, которую мы тратим на новые идеи, мысли или размышления, словно бензин для автомобиля.

Дела получится завершить, если у вас будут все «ингредиенты»: время, мыслетопливо и желание. Но если хоть одного из них не окажется, то задача навсегда застрянет в голове, будет свербеть и жужжать, впустую «съедать» ваше мыслетопливо. Проблема здесь совсем не в том, что вам не хватает времени, а в том, что мозгу нужно больше энергии.
Грамотно организовать время можно и с помощью техники временных блоков (time blocking). Вы как бы собираете «разбросанные» по списку дела и складываете их в отдельные подписанные «коробочки».

Коммуникации — это большой пласт работы проектного менеджера. В течение дня происходят мелкие утечки мыслетоплива — вы не замечаете, как отвлекаетесь на бесконечный поток новой информации: уведомления из приложений и соцсетей, сообщения или разговоры с коллегами.

Чтобы стать продуктивнее, нужно заранее выделять время для важных задач и минимизировать отвлекающие факторы: выключать уведомления в мессенджерах и на почте или уходить в переговорку.

В работе могут произойти непредвиденные ситуации, которые будут требовать срочного включения. И это нормально! Не стоит стрессовать и терять контроль.

Определите, как реагировать на авралы. Можно задать себе вопросы:

Когда мы перешли на удалёнку, формат коммуникаций поменялся — онлайн-встреч стало намного больше. Иногда они занимают всё рабочее время, хотя нужно ещё успевать делать задачи.

Чтобы избежать перегруза встречами, вопросы, которые можно обсудить асинхронно, решайте через текстовые или аудиосообщения, запись экрана или обычные телефонные звонки. Если всё-таки проводите встречу онлайн, хорошо пропишите структуру: у каждой встречи должна быть agenda, строго определённый интервал и зафиксированный результат.

Мои коллеги часто говорят, что я удивительно быстро могу найти файлы по разным проектам, но это вовсе не суперспособность, а чёткая систематизация.

Собирайте всю информацию о проекте в одном месте. Это может быть папка на облачном хранилище или доска в Notion (нужен VPN), Confluence, Kaiten или Obsidian. Все они ориентированы на управление проектами и задачами и на совместную работу команд.

В систематизации важен не столько выбор конкретного сервиса, сколько наличие здорового перфекционизма. Сосредоточьтесь на том, чтобы система была удобной и функциональной. Сервисы часто предлагают готовые фреймворки — им можно доверять, поскольку разработчики, как правило, тестируют их на реальных пользователях, перед тем как предложить широкой аудитории. Или создайте свой шаблон.

Проектный менеджмент — это про систему и порядок. Поэтому важно уметь управлять не только задачами, но и своим временем. Главное: стремитесь к чёткости и организованности в своих действиях. И конечно, попробуйте внедрить все техники и инструменты, о которых я писала выше, — вы начнёте работать быстрее и минимизируете риски выгорания. Слово проджекта F P R!