5 ошибок начинающего проектного менеджера: как их избежать. Разбор ошибок на личном примере | (Ф) медиа

01

02

03

04

05

06

07

По образованию я юрист: окончила вуз по юридической специальности с отличием и даже год проработала на государственной службе. Спустя время я поняла, что хочу работать в более динамичной среде, где есть место креативу и живым процессам.

Так я стала junior-проектным менеджером в F P R. Без опыта, понимания, что меня ждёт, но с большим энтузиазмом. Училась в полях, собирая по пути грабли… Но если бы не они, кто бы нас учил?

На своём примере делюсь ошибками, которые совершает каждый начинающий (а может, и не только начинающий) проджект-менеджер, и советами о том, как их избежать. Берём попкорн, открываем заметки и начинаем учиться на чужих (моих) фейлах!

Я была уверена, что мне нужно держать всё под контролем. Ведь, если делегируешь задачу, то она, скорее всего, превратится в тыкву, испарится или вообще не будет сделана, правда? В итоге я загоняла себя в угол, работала за четверых и... спойлер: чуть не сгорела.

Делегирование не слабость, а суперсила. Доверяйте команде — они ведь не случайно здесь работают.

Расставляйте приоритеты: какие задачи действительно требуют вашего вмешательства?

Используйте таск-трекеры: Trello, встроенные трекеры в вашей CRM-системе, ежедневник — подойдёт любой удобный способ фиксации информации. Главное — не держать всё в голове и наглядно видеть, кто за что отвечает.

«Ну вот чуть-чуть доделаю...», «Тут тоже можно улучшить...» Итог: три ночи подряд с кофе вместо крови, задача сдана идеально, а я выгляжу как герой хорроров 2000-х.

Установите реальные сроки на задачи и не выходите за них.

Используйте правило 80/20 (принцип Парето) — 80% результата достигается за 20% усилий.

Идеально не будет никогда. Примите этот факт и двигайтесь дальше.

Получили ТЗ от клиента, распределили зоны ответственности с командой, определили дедлайн, но задача не выполняется уже день, два, неделю... Знакомо? Отсутствие чёткого планирования — прямая дорога к хаосу и бессонным ночам.

И снова таск-трекеры! Используйте их для визуального контроля задач, разработайте и придерживайтесь дорожной карты проекта с установленными дедлайнами и промежуточными этапами.

Закладывайте дедлайны с учётом форс-мажоров и временем на возможные правки.

Не бойтесь спрашивать у команды, сколько реально требуется времени на решение конкретной задачи и нужна ли какая-то дополнительная информация от клиента для её решения. Фиксируйте дедлайны и просите необходимые материалы в чате с клиентом.

Мы все, конечно, интуитивно понимаем друг друга... Но когда в чате на твоё сообщение «Привет! Ты делаешь баннеры?» приходит ответ «А ты?», становится понятно, что без нормальной коммуникации внутри команды далеко не уедешь.

Вводите регулярные синхроны (еженедельные звонки и пятиминутки по актуальным задачкам).

Фиксируйте договорённости в общем чате с командой, чтобы потом никто не говорил: «А я не знал».

Ставьте задачи с конкретными исполнителями, трекерами выполнения и дедлайнами, где видно, кто за что отвечает.

Клиент звонит в 23:45 со словами: «Срочно! Направьте мне данные из рекламного кабинета прямо сейчас!» Или пишет в чат: «Коллеги, спасибо, нам не нравится. Присылаю правки к визуалу и тексту поста, жду готовый пост через 30 минут». Или просит полностью поменять готовый видеоролик (начиная от согласованной с ним же концепции, заканчивая кадрами, цветами и шрифтами).

Конечно, чтобы сохранить хорошие отношения с клиентом, нужно идти на компромиссы... или не всегда?

Обговорите с клиентом ваши рабочие часы и придерживайтесь их. Если клиент работает в другом часовом поясе или по другому графику, обсудите, в какое время каждому из вас было бы удобно проводить синхроны и присылать готовые материалы и правки. Тогда в вашем случае помощниками станут отложенные сообщения.

Напоминайте клиенту о границах и договорённостях. Например, у вас может быть зафиксировано определённое количество кругов правок к постам (обычно используют три круга правок), время на ответ в чате (не более часа) и модерацию (не более трёх часов), время на внесение правок в копирайт и визуал (не менее суток). Введение системы в проект позволяет выполнять задачи более эффективно.

А если задача не входит в проект? Обсудите, готов ли клиент рассмотреть её как дополнительную услугу. Согласуйте приоритеты. Ведь если мы будем уделять время вопросам, которые не включены в наш изначальный план, то столкнёмся с задержками в основных процессах.

Каждый проектный менеджер проходит через ошибки. Главное — не бояться признавать их и учиться на них. И помните: хорошая работа — это не та, где вы работаете 24/7, а та, где вы умеете делегировать, планировать и отдыхать :)